Hier finden Sie Informationen zu folgenden Themen:
- E-Rechnungspflicht ab 1.1.2025
- E-Rechnungen & AMADEUS
E-Rechnungspflicht ab 1.1.2025
Sicherlich haben Sie bereits erfahren, dass jedes Unternehmen ab dem 01.01.2025 verpflichtet ist elektronische Rechnungen empfangen zu können. Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen gilt noch eine „Übergangsfrist“ bist zum 31.12.2026.
Zunächst nachfolgend im Überblick, was dies eigentlich genau bedeutet.
Generelles
Als E-Rechnung bezeichnet das Gesetz eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Genauso wichtig wie die elektronische Erstellung der strukturiert elektronischen Rechnungsdaten sind somit auch die elektronische Übermittlung durch den Rechnungsaussteller und der elektronische Empfang durch den Rechnungsempfänger. Die E-Rechnung muss – sowohl nach Erstellung als auch nach Übermittlung und Empfang – eine elektronische Verarbeitung der Rechnungsangaben ermöglichen.
Reine PDF-Dateien oder andere nicht strukturierte elektronische Formate, wie z.B. Word- (.docx), Excel- (.xlsx) oder Bilddateien (bspw. .tif oder .jpeg), erfüllen nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung. Zwar können diese Dateien auch elektronisch erzeugt, übermittelt und empfangen werden, jedoch handelt es sich dabei nur um digitale, bildhafte Darstellungen von Rechnungen, die nicht elektronisch weiterverarbeitet werden können.
Inhaltlich muss das strukturiert elektronische Rechnungsformat ab dem 1. Januar 2025 der europäischen Norm für elektronische Rechnungen (Norm EN 16931) entsprechen. In Deutschland beruhen insbesondere zwei führende Rechnungsformate auf der Norm EN 16931, die sog. „XRechnung“ und „ZUGFeRD“. Beide Formate werden bereits angewendet.
Umfang der Pflicht
Als Unternehmer sind Sie grundsätzlich zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, wenn Sie Leistungen gegenüber einem anderen inländischen Unternehmer erbringen.
Empfang von E-Rechnungen
Wichtig ist, dass Ihnen Geschäftspartner ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen zusenden können, ohne dass Sie dem Erhalt der E-Rechnung ausdrücklich zustimmen. Die erhaltene E-Rechnung ist dann Grundlage für die Höhe der abziehbaren Vorsteuerbeträge. Es besteht kein Anspruch auf Ausstellung einer sonstigen Rechnung – etwa einer Papierrechnung.
Versand von E-Rechnungen
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern beginnt grundsätzlich ebenfalls ab dem 1. Januar 2025. Aber: Das Gesetz sieht für Rechnungsaussteller die folgenden Übergangsfristen vor:
- Bis 31.12.2026
Bis Ende 2026 ausgeführte Umsätze dürfen weiterhin mit Papierrechnungen oder nicht strukturiert elektronischen Rechnungen abgerechnet werden. - KMU Erleichterung
Bis Ende 2027 ausgeführte Umsätze dürfen weiterhin mit Papierrechnungen oder nicht strukturierten elektronischen abgerechnet werden, vorausgesetzt der Umsatz des Unternehmens hat im vorangegangenen Kalenderjahr die Grenze von 800.000 Euro nicht überschritten
Zusammenfassend halten wir fest:
Sie müssen ab 1.1.25 (ohne Berücksichtigung der Übergangsfristen)
- Eine Mail-Adresse bereitstellen, um E-Rechnungen empfangen zu können. Papierrechnungen werden nicht mehr akzeptiert. Wie Sie diese E-Mail-Adresse bezeichnen, ist Ihnen überlassen. Es muss nicht zwingend rechnungen@ heißen.
- Sie selbst müssen nur im B2B-Bereich, also bei Rechnungsstellung gegenüber Unternehmen, E-Rechnungen versenden.
- Als E-Rechnung werden die Formate „XRechnung“ und „ZUGFeRD“ akzeptiert.
E-Rechnungen & AMADEUS
Wie lese ich E-Rechnungen in AMADEUS ein und umgekehrt, wie versende ich selbst E-Rechnungen aus AMADEUS?
Mit einem nächsten Update für AMADEUS X werden entsprechende Funktionen hinzugefügt. Das Update wird rechtzeitig vor dem 1.1.25 von DATEX bereitgestellt. Für den Empfang wird AMADEUS die Formate „ZUGFeRD“ und „XRechnung“ unterstützen, für den Versand das Format „XRechnung“.
Auf der Kostenseite werden Sie die E-Rechnungen in AMADEUS öffnen können, sodass daraus Eingangsrechnungen in AMADEUS erfasst werden. Dazu werden die Daten aus der E-Rechnung ausgelesen und Ihnen zunächst zur Prüfung in einer lesbaren Ansicht dargestellt. Anschließend wird es in Form einer neuen Eingangsrechnung in AMADEUS gespeichert. Die nachfolgenden Schritte, Rechnungsfreigabe, Zahlung, erfolgt in bekannter Weise.
Auf der Verkaufsseite, also den ausgehenden Rechnungen an Kunden, werden Sie in den meisten Fällen keine E-Rechnung versenden müssen. Da die Regelung nur den B2B-Bereich betrifft, also die Rechnungsstellung gegenüber Unternehmen, ist ein Versand von E-Rechnungen an Privatkunden hinfällig. Prüfen Sie daher immer, ob es sich bei dem Rechnungsempfänger um ein Unternehmen oder einen Privatkunden handelt.
Trotzdem wird AMADEUS auch im Verkaufsbereich den Versand von E-Rechnungen ermöglichen. Dazu wird eine zusätzliche Funktion eine E-Mail mit E-Rechnung an den Rechnungsempfänger versenden.
Wie erhalte ich das Update?
Sobald die Version bereitsteht, werden Sie über die bekannten Kanäle (Newsletter, AMADEUS-Frontpage) von uns informiert. Das Update wird es nur für AMADEUS X geben und nur Wartungsvertragskunden haben Zugriff auf neue Versionen.
Wenn Sie keinen Wartungsvertrag haben, sollten Sie uns kontaktieren. Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot.
Bitte kümmern Sie sich rechtzeitig darum, damit es zum Jahreswechsel nicht hektisch wird. Bedenken Sie auch, dass der DATEX-Support während der Feiertage nur mit einer Notbesetzung und auch nur zeitweise erreichbar ist.