Eine funktionierende, fehlerfreie Rechnungsprüfung ist die Bedingung für zeitnahe Rechnungsverarbeitung und der Optimierung von Daten, Kosten und Umsatz ihres Unternehmens.
Der Bauprofessor schreibt zur Rechnungsprüfung bei Bauleistungen:
Eingehende Rechnungen sind beim Empfänger zu prüfen auf:
– sachliche Richtigkeit,
– rechnerische Richtigkeit und
– preisrechtliche RichtigkeitInfrage kommen Rechnungen für:
– Leistungen wie Bauleistungen und von Dritten als Nachunternehmerleistungen, Transportleistungen, Stundenlohnarbeiten, Reparaturleistungen, sonstige Leistungen von und für Dritte, Mieten und Pachten, Kopierleistungen, Planungsleistungen nach HOAI, Beratungsleistungen, Dienstleistungen u. a. sowie
Quelle: https://www.bauprofessor.de/rechnungspruefung-bauleistungen/
– Lieferungen für Stoffe wie Baustoffe, Betriebsstoffe wie Diesel, Bauhilfsstoffe wie Rüst-, Schal- und Verbaumaterial und Büromaterial sowie Lieferungen und Entgelte zu Baumaschinen und Geräten u. a.
Bei der manuellen Rechnungsprüfung kommt es regelmäßig zu Fehlern, die erhebliche negative Folgen für Ihr Unternehmen haben können. Tippfehler auf der Rechnung, Rechenfehler oder korrekturbedürftige Kundendaten wirken sich negativ auf das Image Ihres Unternehmens aus und in schwerwiegenden Fällen führen diese sogar zum Verlust des Anspruchs auf Steuerrückerstattung.
Eine branchenspezifische kaufmännische Softwarelösung unterstützt Bauträger, Generalübernehmer, Projektentwickler und Sanierer unter anderem bei genau diesen Problemen.
Erfahren Sie in diesem Artikel:
- warum eine digitale Rechnungsprüfung und -freigabe wichtig ist
- wie eine mehrstufige Rechnungsfreigabe in der Praxis funktioniert
- Die Vorteile für Ihr Unternehmen
- AMADEUS – die betriebswirtschaftliche Komplettlösung für Ihr Unternehmen
Warum ist die digitale Rechnungsprüfung und -freigabe wichtig?
Ihr Eingangsrechnungsprozess war bisher mühsam und fehleranfällig? Eine kaufmännische Software digitalisiert alle Aspekte Ihres Rechnungsfreigabeprozesses innerhalb eines vordefinierten Rahmens und macht ihn dadurch transparenter und überschaubarer.
Wenn Sie Rechnungen von Dienstleistern, z.B. Handwerker eines Gewerks erhalten, müssen diese natürlich geprüft werden. Viele kennen den guten, alten Buchungsstempel, in den unter anderem handschriftlich Eingangsdatum, die Konten, die Kostenstelle und mit unterschiedlichen Unterschriftsberechtigungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die sachliche und rechnerische Richtigkeit eingetragen wurden.
Mühsam müssen die mit dem Handwerker vereinbarten Abzüge, Einbehalte, Skonti etc. aus dem ungeprüften Rechnungsbetrag herausgerechnet werden. Die eingegangene Rechnung durchläuft – je nach Komplexität des Prozesses – verschiedene Abteilungen im Unternehmen. Die Buchhaltung prüft zunächst einmal die formale Richtigkeit der Rechnung, der Bauleiter die sachliche Richtigkeit, dass die Dienstleistung zur Zufriedenheit erbracht worden ist, entweder in der Buchhaltung oder an anderer Stelle werden die entsprechenden Abzüge, Einbehalte etc. herausgerechnet und entsprechend verbucht – ohne entsprechend digitalisierte Prozesse kostet das bei vielen Rechnungen unterm Strich vor allem eines: Die wertvolle Ressource Zeit.
Bis die Rechnung vom Verantwortlichen tatsächlich zur Zahlung freigegeben ist, wird die Eingangsrechnung durch viele Hände gegangen sein. Und selbst dann können sich bei der nicht-automatisierten Überweisung des Betrags weitere Fehler einschleichen.
Die Fehleranfälligkeit bei der „händischen“ Rechnungsprüfung birgt erhebliche finanzielle Risiken für die Unternehmen, weshalb es äußerst wichtig ist, Form und Inhalt der Rechnungen vor der Zahlung zu prüfen. Es ist notwendig, die folgenden Risikopunkte aus einem Rechnungsstellungsprozess zu entfernen bzw. durch einen möglichst einfachen digitalen Prozess zu gestalten:
- Komplexe Angelegenheiten, die mehrere Abteilungen durchlaufen müssen
- Komplexe Prozesse zur Rechnungsprüfung und -genehmigung
- Formal unvollständige Rechnungen führen u.U. zur Versagung des Vorsteuerabzugs
- Mangelnde Transparenz der Prozesse und Zahlungsströme
- Zeit- und ortsabhängigkeit der Prüfprozesse, da sie manuell durchgeführt werden müssen
- Verzögerungen bei Krankheit oder Unfall, da zunächst Vollmachten und Vertretungsregelungen konsultiert werden müssen
- Zeitverzögerungen durch komplexe Mahnverfahren und unklare Fristenregelungen
Wie funktioniert die mehrstufige Rechnungsprüfung und -freigabe in der Praxis?
Schritt für Schritt übernimmt die Software für Sie sonst zeitintensive Prozesse:
1. Rechnungen erhalten und speichern
Die Bearbeitung beginnt mit einem digitalen Beleg, sobald Sie Ihre Rechnung per Post oder E-Mail erhalten.
Die Daten der Rechnung werden in das System übertragen. Dabei wird automatisiert die Vertragsgrundlage geprüft und die vereinbarten Einbehalte etc. zum Abzug gebracht und entsprechend vorkontiert. Die formale und rechnerische Richtigkeit der Rechnung wird automatisiert geprüft.
2. Prüfung
Bauleiter und/oder andere Zuständige prüfen die sachliche Richtigkeit, nehmen ggfs. Abzüge aufgrund Mängeln o.ä. vor. In der Regel ist es diese Management-Ebene, die die erste Freigabe erteilt.
3. Genehmigung
Der für das Unternehmen oder für das Projekt Verantwortliche gibt die Zahlung nach weiterer Prüfung frei.
4. Buchung
Nach Freigabe der Zahlung übernimmt das System automatisiert die Überweisung und stellt dem Buchhaltungssystem über entsprechende Schnittstellen die Buchungssätze zur Verfügung.
Der Vorteil für Ihr Unternehmen
Rechnungsprüfungs- und -freigabeprozesse können in jedem Unternehmen anders aussehen, da sie von der internen Struktur und Hierarchie abhängen.
Um die Vorteile der Digitalisierung des Rechnungsfreigabeprozesses voll ausschöpfen zu können, sollte eine Software gewählt werden, die ein gewisses Maß an Personalisierung ermöglicht.
Gleichzeitig kann die Implementierung einer solchen Software dazu dienen, Prozesse zu strukturieren, die bisher mehr oder weniger auf Zuruf erfolgten.
Mit der richtigen Software können Sie einen hohen Automatisierungsgrad erreichen, der Sie und Ihre Mitarbeiter entlastet. Die Covid-Krise hat uns gelehrt: Remote-Arbeit wird immer wichtiger. Rechnungsfreigaben können bei entsprechender Anbindung an den Server oder die Cloud mobil vom Laptop aus von überall erfolgen, eine Präsenz im Büro ist für diese Vorgänge nicht zwingend notwendig.
Weitere Vorteile für Sie und Ihr Unternehmen:
- Automatisches Rechnungsmanagement
- Verfolgung von Zahlungsbedingungen und Überweisungsfristen
- Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen
- Standardisierung von Prozessen
- Vermeidung von doppelten Eingaben
AMADEUS – die kaufmännische Software für Ihr Unternehmen
Die Rechnungsprüfung und -freigabe ist natürlich nur ein Teil einer komplexen betriebswirtschaftlichen Komplettlösung wie AMADEUS, allerdings ein elementarer.
Gerne stellen wir Ihnen die kaufmännische Software im Rahmen einer Online-Präsentation vor. Vereinbaren Sie noch heute einen Termin mit uns:
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